Una comunicación fácil de datos y documentos dentro
de la cadena de suministro del café requiere ciertas normas sobre contratos y
sus enmiendas, determinación de precios, condiciones óptimas, declaraciones,
etc. Se necesitan también normas para los documentos electrónicos relativos a la
ejecución de los contratos, como órdenes sobre muestras y entrega, conocimientos
de embarque, recibos y certificados de depósito.
Se han preparado normas para la industria del café
de los Estados Unidos en colaboración con los miembros de la Asociación de Café
Verde (GCA: Green Coffee Association), la Asociación Nacional del Café (NCA:
National Coffee Association) y la Junta de Comercio de Nueva York (NYBOT: New
York Board of Trade). Estas normas utilizan el formato XML (lenguaje de marcas
extensible), que puede ser leído tanto por personas como por las computadoras y
que permite su transferencia e integración en los sistemas de oficina interna
(procesamiento por vía directa). El contrato electrónico de la GCA, que se
presentó oficialmente el 23 de julio de 2001, incluye opciones adicionales:
carta para determinación de precio, carta renovable para determinación de precio
y una carta de declaración de destino.
La tecnología ofrece simplicidad y un número óptimo de opciones para crear un contrato, transmitir
una orden de entrega o aviso de embarque o presentar un juego de documentos
comerciales.