¿Por
qué?
Especialmente las grandes empresas han automatizado
sus sistemas internos vinculandolos con portales para embarques y, a veces,
hasta con proveedores y/o compradores. Sin embargo, conforme explicado en el
tópico 06.01.03 casi toda la mayoría de las operaciones comerciales cafeteras
todavía utiliza en sus transacciones documentación de papel. Mientras que las
negociaciones reales se llevan a cabo por teléfono, fax y correo electrónico,
los acuerdos finales, como contratos, órdenes de entrega, conocimientos de
embarque, cartas de crédito y otros documentos esenciales requieren la firma
original y por lo generl continuan a ser presentados físicamente a las
respectivas partes.
Además, la calidad y tipo de la documentación de
embarque que circula puede ser muy variable y pueden haber retrasos
considerables cuando deben devolverse y presentarse de nuevo documentos
erróneos, o la entrega de la carga se aplaza porque no hay documentos
disponibles, lo que acarrea costos importantes e innecesarios.
Según la Organización Mundial del Comercio el costo
de la documentación de embarque en papel y los costos innecesarios conexos
llegan a representar hasta el 7 % de todo el comercio internacional (es decir,
un costo de US$ 420,000 millones en 1996). Es evidente el alto interés que
tendría concebir un servicio que hiciera posible emitir documentos electrónicos
digitales con firmas electrónicas originales, 24 horas al día, 7 días a la
semana. Este sistema no sólo ahorraría sino que contribuiría a eliminar capas
intermedias como corredores, agentes y sucursales en los países productores de
café.
Los bancos y otros participantes en la cadena
comercial están interesados tanto en la seguridad
electrónica como en la estandarización de la
documentación comercial. Estas dos condiciones, aplicadas conjuntamente con
normas claras y de fácil cumplimiento, ofrecerían la seguridad de que la
documentación de embarque fuese válida y negociable, lo cual no siempre es
cierto en el momento actual.
Para muchos exportadores el tiempo transcurrido
entre el embarque real y el recibo del pago, realizado mediante la transmisión
física de documentos de papel, puede durar de 15 a 25 días. En un verdadero
sistema sin papeles la transferencia de documentos, la transferencia de título y
la liquidación contable pueden reducirse a 4 días o incluso menos, según sea la
complejidad del proceso comercial. Por ejemplo:
Agenda tipica de
los documentos tradicionales:
Día 1
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Se carga el café
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Día 2
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El transportista prepara el conocimiento de embarque
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Día 3
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El expedidor recibe el conocimiento de embarque (este plazo puede ser mucho
mayor en algunos países productores de café)
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Día 4
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El expedidor tramita el conocimiento de embarque para el banco
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Día 5
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El banco recibe el conocimiento de embarque
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Día 6
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Día feriado
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Día 7
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Día feriado
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Día 8
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El banco tramita los documentos
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Día 9
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Documentos en tránsito a un determinado banco europeo
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Día 10
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Documentos en tránsito a un determinado banco europeo
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Día 11
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El banco europeo recibe la documentación
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Día 12
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El banco europeo envía la documentación al comprador
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Día 13
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Día feriado
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Día 14
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Día feriado
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Día 15
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El comprador recibe y tramita la documentación
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Día 16
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Se efectúa el pago
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Día 17
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El expedidor recibe el pago
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Agenda típica de
la documentación electrónica:
Día 1
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Se carga el café y el transportista presenta el conocimiento de
embarque.
El conocimiento de embarque es transmitido instantáneamente al
expedidor.
El expedidor utiliza el conocimiento de
embarque para generar otros documentos.
El expedidor transmite los documentos
a un determinado banco europeo.
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Día 2
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Documentos son recibidos y tramitados por el banco
El banco los transmite
al comprador
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Día 3
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El comprador tramita los documentos y efectúa el pago
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Día 4
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Se abona el pago al expedidor
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Es evidente que los beneficios variarán de un país a
otro pero está claro que pueden ser importantes, especialmente cuando el crédito
está restringido y es caro o cuando los exportadores dependen de un giro rápido
de su capital.
Sin embargo, como explicado en el tópico 06.01.03 el
gremio cafetero aun no ha aceptado de lleno el uso de los sistemas sin papeles y
aparentemente está satisfecho con soluciones parciales. Así y todo, es útil
entender como funcionan realmente estos sistemas sin pápeles conforme lo
explicamos en las secciones subsiguientes.