El comercio internacional
de café no seria posible sin un acuerdo general sobre las condiciones básicas de
venta. De otra manera seria interminable la repetición de cada estipulación
contractual para la operación propuesta, algo muy consumidor de tiempo y a la
vez da lugar a errores. A fin de evitar esto el comercio del café ha preparado
formatos modelos de contratos siendo los mas frecuentemente usados los de la
Federación Europea del Café (ECF - 04.04.02; www.ecf-coffee.org) en Amsterdam y el de la
Asociación del Café Verde (GCA - 04.04.03; www.green-coffee-assoc.org) de Nueva York. Si
bien hay muchos pormenores por convenir antes de suscribir un contrato, las
condiciones básicas de venta pueden quedar cubiertas simplemente estipulando el
modelo de contrato aplicable. Aun así, una oferta de venta (o de compra) debe
estipular la calidad, cantidad y precio, el periodo de embarque, las condiciones
especificas de la venta, el periodo durante el cual la oferta o la licitación es
firme (válida), etc. Pero que sucede cuando...
Cuando algo errado
ocurre:
Siempre habrán problemas y errores, demoras y aún
desastres, prevenibles y no prevenibles. La regla mas importante es: mantenga
informado a su comprador! Si un problema es comunicado a tiempo, es posible que
el comprador pueda re-posicionar el contrato y resolver el problema. Si los
compradores no son alertados prontamente, le llega a ser imposible protegerse e,
indirectamente, también proteger al exportador. Si está claro que la calidad no
es aquella que debería ser, no espere que va a pasar por alto, lo mejor es
alertar al comprador. Si un embarque va a ser demorado, no lo anuncie al ultimo
momento; avise a su comprador inmediatamente - El Articulo 11(v) del Contrato
Europeo para Café requiere especificamente que se debe mantener informado al
comprador sin demora. Si un reclamo es razonable, hágale honor pronta y
eficientemente. El comprador no es un enemigo, al contrario, es un socio en el
negocio y debe ser tratado como tal.
La arbitración (Capitulo 07) siempre daña
reputaciones y por lo general define el fin de una relación comercial, cuando
por el contrario los reclamos satisfechos pueden ayudar a solidificar relaciones
comerciales. Tenga presente que muchos compradores no entran en reclamos de
poca importancia o que se obstinan en entrar en arbitración - su tiempo vale
oro. Por esta razón, ellos optaran simplemente en borrar el nombre de la parte
ofensora de su lista de compañías aceptables, por lo general sin hacer ningún
comentario al respecto. Por lo que...
Mitigación de
perdidas:
Cuando una pérdida es aparente, tanto el vendedor
como el comprador están requeridos de mitigar la pérdida en todo cuanto sea
posible: es decir, deben de confinar la perdida al mínimo posible. Sea quien
fuere el que paga, ambas partes tienen la responsabilidad de limitar las
pérdidas a su mínimo. Un buen ejemplo es aquel cuando los documentos se
extravían. Si, el vendedor tiene la responsabilidad de ubicarlos y presentarlos
lo mas pronto posible. Así y todo, el comprador no debe dejar que el café se
quede en el muelle acumulando multas (sobreestadia, recargos extras del uso del
contenedor, etc.) El comprador tiene que tomar todas las medidas razonables para
que los costos por retraso sean mínimos y cuando pide una indemnización ha de
mostrar el carácter razonable de la reclamación añadiendo que se adoptaron todas
las medidas posibles para que la pérdida se reduzca al mínimo inevitable.
Variaciones de los
modelos de contrato:
Los contratos comerciales pueden concertarse y a
menudo se conciertan en condiciones distintas de las de los modelos de contrato,
siempre que estas condiciones se comprendan bien y se expongan claramente en un
lenguaje carente de ambigüedades (que no dejen margen para interpretaciones
diferentes). Por ejemplo, pueden acordarse de cambiar de 3% a 5% la tolerancia
del peso embarcado que figura en el Articulo 2 del ECC. En este caso el contrato
deberá incluir un párrafo en el sentido de que "Por acuerdo mutuo el Articulo 2
de ECC queda enmendado para el presente contrato debiendo leerse una tolerancia
de 5%".
Si se acuerda una modificación de un contrato
existente deberá ser confirmada por escrito y preferiblemente refrendada por
ambas partes. El añadir la frase "sin prejuicio de los términos y condiciones
del contrato original" garantiza que la modificación no provocará un cambio no
deseado o imprevisto en el contrato original. Si una modificación no es
confirmada por escrito, una de las partes podría después repudiar o impugnar el
contrato. La memoria humana también falla y no es nada ofensivo asegurarse de
que todas las condiciones que deben constar consten realmente.
Lo propio es válido para las transacciones con
respecto a los contratos GCA. Algunos tostadores norteamericanos tienen folletos
con sus términos y condiciones propias, que todos los proveedores deben firmar
para poder convertirse en vendedores aprobados. En el contrato XML de la GCA hay
un recuadro enorme (de 350 caracteres) titulado "excepciones".