Almacenamiento.
Cuanto mejor organizada esté esta función, más fácil
será obtener cobertura y negociar las mejores condiciones. Las aseguradoras, al
igual que los bancos quieren conocer y entender el funcionamiento de un negocio.
Comprobar que el café está almacenado de un modo fácilmente identificable,
utilizando un sistema de espacios numerados en el almacén con los números de los
compartimentos y sus límites pintados en el suelo. El café debe almacenarse
siempre sobre travesaños o paletas secas de madera limpia, sin tocar el suelo y
separado de las paredes.
Hay que guardar las copias de los registros de
almacén en lugares seguros y apartes. De lo contrario, la pérdida de las
existencias y de los registros puede ser muy conveniente para algunos pero puede
ser una pesadilla para el propietario. Hacer comprobaciones semanales de las
existencias en almacén, empleando preferentemente personas que no sepan lo que
se espera y que por consiguiente sólo pueden contar lo que encuentran. Todas las
pilas deben tener una tarjeta de identidad claramente visible, con los detalles
y la historia del café almacenado. No debería haber nunca café no identificado
en ningún almacén. No identificado puede convertirse en desconocido y progresar
de inexistente a desaparecido misteriosamente o "esfumado".
Llevar a cabo periódicamente comprobaciones al azar
para verificar que los sacos tienen el peso correcto y que no se han trucado las
básculas. De vez en cuando escoger un saco también al azar y tajarlo para
verificar que no contenga un bidón vacío o exista una cavidad en el medio.
Otros factores evidentes de riesgo general son
inundaciones, incendios, relámpagos, explosiones, accidentes aéreos, hurto, robo
con allanamiento y desfalco. Otros factores de riesgo son la deterioración
debida a un grado de humedad excesivo, un almacenamiento prolongado o la
infestación (pero no todos estos últimos tipos de riesgo son asegurables).
Los mismos edificios pueden plantear riesgos si los
tejados no son impermeables, las conducciones de drenaje están atascadas, la
ventilación es inadecuada o las paredes o el suelo son de mala calidad. La zona
donde esté situado el almacén puede plantear riesgos si los edificios vecinos se
utilizan para guardar o producir mercancías peligrosas o de olor
perjudicial.
Procesamiento.
En
general, no se puede asegurar el riesgo de procesamiento defectuoso o
inadecuado. Los procesadores deben confiar en las calificaciones de su personal
y en un buen control de calidad en el punto de compra para tener los resultados
esperados. Sin embargo, unos registros precisos de almacenamiento y
procesamiento con informes sobre la producción diaria ayudarán mucho a descubrir
variaciones inesperadas y negativas.
El procesamiento es siempre un punto débil porque el
resultado no puede predecirse con exactitud. Hay que asegurarse de que las
básculas están bien calibradas, que los sacos se pesan con el peso correcto y
por encima de todo, no permitir que haya en las cercanías ningún café sin
marcar. Unos sacos sin marca o sin etiqueta pueden dar lugar a un viaje no
previsto fuera del almacén.